ECM Nedir?
Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM); strateji, yöntem ve araçları; yakalamak, depolamak, korumak, içerik ve örgütsel süreçler ile ilgili belgeleri yönetmek amaçlı kullanılır. ECM araçlar ve stratejiler aracılığıyla, bir kuruluşun yapılandırılmamış bilgilerinin yöneterek verimlilik ve maliyet tasarrufu sağlar.
İşyerinde İçerik
İçeriği sadece "yönetmek" yeterli değildir. Tabii ki, veri ya da belgenin doğru bir versiyonuna erişim yeteneği önemlidir, ancak firmaların daha ileri gitmeleri gerekir. İçerik başarı elde etmek için kullanılır ve bu amaçla yönetmek gerekir. ECM in ana stratejisi bu içeriği doğumundan ömrü tamamlanana kadar yönetmektir. Bu yönetim sayesinde elde edilen başarımlar: Uyum , İşbirliği, Süreklilik ve Maliyet avantajıdır.
ECM; içeriğin bu başarımlar için kullanılmak üzere nasıl maksimize edilmesi gerektiğini belirleyen ve sürekli gelişen bir stratejidir. Başlangıç noktası olarak, ortak bir içerik ömrü belirlemek gerekir. Öncelikle bir yol haritası belirlenir ve geçerli bir işlem ile örtüşme, uygulamalar ve stratejilerin geliştirilmesi yönelik olarak analiz edilir. Bu sayede herhangi bir işlemin doğasında olan karmaşıklık içerik yönetimi ile basitleştirilir. İşletmeler ihtiyaçlarını karşılamak üzere teknoloji araçlarını süreçleri ile eşleşmelidir. Teknoloji ile içeriğinizin aerodinamik yönetimi etkinleştirebilirsiniz ancak bu içeriğin temel stratejilerini belirlemek ve daha sonra teknoloji ile entegre etmek asıl olandır.
İşbirliği
İşbirliği günümüzde birlikte çalışma sanatı için güçlü bir anahtardır. Anlık Mesajlaşma, dizin teknolojileri- çevrimiçi toplantılar, e-posta vb dijital ortamlara her an ihtiyaç duyulmaktadır. İşlevsellik ve etkileşim imkanı sunan bu ortamlar ile (1) iletişim halinde gruplandırılmış geniş kanalların içerikleri (2) içerik yaşam döngüsü yönetimi (3) insanların işe karşı ortak bir hedefe yöneltilmesi ihtiyaçlarını bir arada getirir. Ortak bir süreç tasarlayarak, tüm bu sistemler üzerinde oluşan bilginin yönetilmesi gereklidir.
Maliyet
Tanımlı olmayan her süreç olası maliyetinin daha yüksek olmasına yol açar. ECM ürünlerinin satın alınması sırasında oluşacak ilk satın alma maliyeti; tanımsız süreçlerin rehabilite edilmesinin ardından kendini kolayca amorti edecektir. Anahtar beklentilerin sağlanması için, süreç ölçümleri ayarlanmalı ve başarı ölçülmelidir. ECM araçları ile daha verimli iş yapabilirsiniz. Kuruluşunuz iş yapma maliyetleri aşağıya çekilebilir. Tüm iş adımlarının izlendiği, personelin değerlendirilebildiği ve kurumsal bilgiden maksimum düzeyde faydalanılan bu yöntem, mekan ve zaman bağımsız, iş odaklı çalışma anlayışının gelişmesinde büyük katkı sağlayacaktır.
Süreklilik
ECM araçları sayesinde 24x7 iş planları uygulanabilir. Süreklilik, kurtarma, operasyonel işlemler gibi kavramlar, kişilerin her an kontrolü ve takibi altında tutulur. BT altyapısı üzerinde bulunan dijital dokümanlara yetkiler dahilinde her yerden ulaşılabilir ve iş akışları gözlemlenebilir. Etkili bir strateji geliştirilerek ECM araçları sadece genel içerik sunmak için değil, yetenek planınız olacak şekilde geliştirilerek işte süreklilik kavramını tamamlayabilir.
İş Süreçleri Yönetimi / İş Akışı
ECM araçlarının bir parçası olan BPM çözümleri; işleri kişilere dağıtmak, geliştirebilir adımlar kullanarak izlemek, oluşacak çıktılar vasıtasıyla optimize ederek, tip süreçleri iyileştirmek, proses otomasyonu uygulamaları gibi avantajlar sağlayan ve bir işin tüm evresini tanımlayıp, takip altında tutabileceğiniz özel modüllerdir. İş akışı; onayları, hareketleri ve sunulan öncelik sırasını belgeler, kişilerle veya rollerle ilişkilendirebilir. İstisnalar durumunda ise, hiyerarşi içinde bir sonraki kişiye aktarılabilen kararlar oluşturulabilir. Bu kararların sahipleri, karar aşamasında sistem tarafından tanımlanan kurallara uygun olarak davranmak zorunda kalacaktır. Herhangi bir sürecin iş akışı içerisinde tanımlanması ile, tüm akış modellenmiş ve her adımın performans değerleri ölçülebilir boyutlara getirilmiş olacaktır.
İçerik ve Belgeler
Yapılandırılmamış içeriği olan bir organizasyonda, çeşitli kaynaklardan gelen veriler BT altyapısı içerisine girer. Bu belgeler sistem içerisinde içerik değeri tespit edilemeden, güvenlik mekanizmalarından bağımsız ve her an kayıp olma riski ile karşı karşıya dolaşır. Ömürleri belirsizdir ve takip edilemezler. ECM teknolojilerine dahil edilebilecek belgeler:
1. Elektronik Yapılandırılmamış Bilgi: e-posta, anlık mesaj, metin belgesi, tablolama vs
2. Elektronik Formlar
3. Kağıt Belgeler / Formlar
Olarak sıralanabilir. DMS sistemleri ile ECM arasındaki temel fark burada ortaya
çıkmaktadır. DMS sistemlerinde genel olarak sadece Kağıt Belgeler ve formlar işlenebilirken, ECM üzerinde e-posta, anlık mesajlaşma, MS Office belgeleri, ERP ve/veya MIS-GIS sistemleri üzerinde oluşturulmuş tüm içerik üstelik iş akışı ayrıcalığı ile işlenebilir.
Tarama
Kağıt genellikle bir tarayıcı veya çok işlevli bir aygıt üzerinden sisteme girer. Merkezi tarama işlemleri sırasında, özellikle geniş hacimli fiziksel evraklar ile çalışan işletmelerde bu iş ayrılmış birçok personel çalıştırılmaktadır. Elde edilen görüntü kalitesi, sonraki adımlarda gerçekleştirilecek OCR/ICR, niteleme, indeksleme gibi adımlar için son derecede önemlidir.
Doküman işleme
Tarama yazılımları kağıt dokümanı bir imaj olarak yakalar. Günümüzde elektronik belge görüntüleri, dijital imza – mobil imza gibi teknolojiler ile entegre edilerek bir kağıt belge ile aynı yasal statüye sahip olmaya başlamıştır. ECM araçları ile fiziksel dokümanların tarayıcılar vasıtasıyla yakalanmasından, ilgili imza teknolojileri ile entegre olması, imajların akıllandırılması gibi birçok işlem bir arada gerçekleştirilebilir.
Form İşleme
İş veya müşteri formları genelde standart bir yapıdadır. Bu tür formların yakalanıp sisteme entegrasyonu, gerekiyorsa bir iş akışı vasıtasıyla süreçlere dahil edilmesi gibi işlemler, yakalanan imajlar üzerinde ECM araçları ile sağlanan ilave özellikler sayesinde personel gereksinimi minimum seviye tutularak otomatik olarak sağlanabilir. Yapısal formlar aynı araçlar ile oluşturulabilir ve standardizasyon uygulamalarına büyük katkı sağlar.
Karakter Tanıma
Sadece bir imaj olarak yakalanan içerik, ECM araçları vasıtasıyla OCR-ICR, Barkod ve RfId teknolojileri vasıtasıyla akıllandırılmış içeriğe dönüştürülür. Bu sayede içerik dahilinde aktif arama yapıp, başka veritabanları ve içerikler ile ilişkilendirilip, doğrudan ulaşım ve değerlendirme imkanı sunulmuş olur.
Nitelendirme/ Kategorizasyon / Taksonomi
İçeriğin nitelendirilmesi; hangi imajın hangi konuyla/projeyle ilgisi olduğunun belirlenmesi gerekmektedir. Klasik uygulamalarda bu gereksinim insan gücü aracılışıyla yapılırken, ECM araçları akıllı imaj tanıma özellikleri sayesinde bu işlemi de otomatik olarak yerine getirir.
İndeksleme
İlgili içeriğe hızlı ulaşım ve ilişkisel sistemler ile entegrasyon için her bir imaj kendi indeks altyapısına sahip olmak zorundadır. ECM araçları vasıtasıyla imaj üzerinde belirlenen matrisler üzerinde otomatik indeksleme yapılabilmektedir. Dijital arşivleme kavramının en çok insan gücü gerektiren, dolayısıyla en yüksek maliyeti oluşturan kalemi, bu sayede otomatize edilerek, minimum maliyetler ile sağlanabilmektedir.
Belge Yönetimi
Belge yönetim teknolojisi; kuruluşların daha iyi belge oluşturma, revizyon, onay ve belge ömrünün tüketimini yönetmesine yardımcı olur. Bu fonksiyon, arama, check-in, check-out, sürüm kontrolü, değişiklik geçmişini ve belge güvenliği kütüphane hizmetleri, belge profili gibi temel özellikler sunar.
E-posta yönetimi
ECM araçları sayesinde tüm e-posta içerikleri yönetilebilmekte, iş süreçlerine dahil edilebilmekte ve posta sunucularının performans, disk maliyeti, kısıtlar gibi kavramlarını kontrol altına almaktadır.
ERP-MIS-CAD-GIS-Portal v.b. sistemler ile entegrasyon
Kurumların ana işlevlerini takip ettikleri uygulama yazılımları içerisinde oluşan içeriğin yönetimi, süreçlere dahil edilmesi, kullanıcı alışkanlıklarını etkilemeden, doğrudan ilgili yazılımın içine gömülen özellikler ile ECM araçları tarafından sağlanmaktadır. Örn. Bir işletmeye dışarıdan gelen farklı faturaların doğrudan taranması yoluyla insan gücüne gereksinim duyulmadan, doğrudan ERP yazılımı içerisine aktarımı mümkündür. Aynı şekilde kullanıcı alışkanlıklarının korunması ve hızlı adaptasyon için Portal sistemleri ile tam entegre çalışan ECM araçları tercih edilmelidir.
Office Belgeleri Yönetimi
Kelime işleme/tablo işleme/sunum araçları ile oluşturulan içerik, günümüzde yaygın olarak kullanılmakta ve genelde personelin lokal bilgisayarlarında saklanmaktadır. Bu durum aynı işin birden fazla tekrarına, içerik kaybına ve içeriğin kontrol dışı hareketine neden olmaktadır. ECM araçları doğrudan ilgili uygulamaların içine eklenerek, kullanıcının oluşturduğu içeriği, nitelendirip arşivlemesine veya otomatik olarak bir sürece dahil etmesine olanak sağlamaktadır.
Depolama
ECM araçları vasıtasıyla oluşturulan içerik, saklama ortamlarında belirli zaman aralığı içersinde yoğun yer ihtiyacı doğurabilir. Bu nedenle sık kullanılan/az kullanılan/çok az kullanılan içeriğin kademeli maliyet olgusuna sahip saklama alanlarında bulunması ve bu alanların ECM araçları tarafından tam olarak yönetilmesi gerekmektedir. ECM araçları, HSM, NAS, Autoloader gibi cihazları aracı kullanmadan yöneterek, saklama maliyetlerini asgariye indirir.
Güvenlik
Kurumsal bilgi güvenliği içeriğe kontrollü erişim ve müdahale ile mümkündür. Hangi içeriğin kim tarafından, ne derecede değerlendirilebileceği veya değiştirilebileceği stratejik olarak belirlenmeli, bu strateji ECM araçları içerisinde tanımlanarak, içerik güvenlik altına alınmalıdır. Yetkisiz erişimlere karşı dosya sistemi üzerinde saklanan içerik kriptolu olmalı, sadece ilgili ECM araçları ile okunabilir hale getirilebilmelidir.
Yedekleme / Kurtarma
ECM araçları vasıtasıyla yönetilen içerik, kurumsal yapının omurgasını oluşturduğundan, oluşan içeriğin, konfigürasyon ve imaj verilerinin düzenli yedeklenmesi, ECM araçlarının cluster teknolojilerini tam olarak desteklemesi önemlidir. İleri seviyede felaket kurtarma senaryoları oluşturulabilmeli, sistem sürekli çalışmaya uygun dizayn edilmelidir.
Yasal Gereklilikler
Oluşan içeriğin herhangi bir manipülasyona uğramadan korunarak saklanması ve elektronik imza/Mobil İmza gibi teknolojilerle entegre çalışması, resmi iş ve işlemlerde ilgili içeriğin kağıt kullanmadan, ilgililere ulaştırılmasını ve kabul görmesini sağlayacaktır. ECM araçları tüm bu teknolojiler ile entegre araçlardır.
